Jak założyć działalność gospodarczą w 2026 roku? JDG krok po kroku

Przed rozpoczęciem działalności trzeba podjąć kilka decyzji, które będą miały później bezpośredni wpływ na podatki, składki ZUS i sposób prowadzenia księgowości. Forma opodatkowania, VAT, kody PKD czy sposób fakturowania nie powinny być wybierane przypadkowo.

Dlatego dobrym rozwiązaniem jest konsultacja z księgową jeszcze przed zarejestrowaniem działalności. W biurze rachunkowym Percentum pomagamy przyszłym przedsiębiorcom przejść przez proces zakładania firmy i uporządkować najważniejsze kwestie podatkowe oraz księgowe już na starcie.

Jak założyć działalność gospodarczą w 2026 roku?

Jednoosobową działalność gospodarczą rejestruje się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czyli CEIDG. Sam wpis do CEIDG jest bezpłatny.

Na dzień 23 września 2026 r. wniosek o rozpoczęcie działalności można złożyć elektronicznie, a także osobiście lub listownie za pośrednictwem urzędu miasta lub gminy. Od 2026 roku pierwszą działalność można założyć również za pomocą usługi Firma w aplikacji mObywatel.

Warto jednak zwrócić uwagę na bardzo ważną zmianę, która wejdzie w życie już wkrótce. Od 1 listopada 2026 r. wnioski o rozpoczęcie działalności w CEIDG będą co do zasady składane wyłącznie elektronicznie. Wyjątek przewidziano m.in. dla szczególnych przypadków związanych z działalnością osoby małoletniej reprezentowanej przez przedstawiciela ustawowego.

Sama rejestracja jest więc coraz prostsza. Znacznie więcej uwagi warto poświęcić decyzjom podejmowanym przed wysłaniem wniosku.

Zacznij od określenia, czym będzie zajmowała się firma

Przed rejestracją działalności trzeba określić jej przedmiot, a następnie przyporządkować odpowiednie kody PKD.

Nowe firmy zakładane w 2026 roku korzystają już z klasyfikacji PKD 2025, obowiązującej przy nowych wpisach do CEIDG od 1 stycznia 2025 r.

Przedsiębiorca wskazuje działalność przeważającą, ale może również dodać inne rodzaje działalności, które rzeczywiście zamierza wykonywać.

To istotne nie tylko z punktu widzenia samego wpisu do CEIDG. Charakter wykonywanych usług lub sprzedawanych towarów może mieć znaczenie między innymi dla możliwości wyboru ryczałtu, wysokości jego stawki, obowiązków związanych z VAT czy ewentualnej konieczności uzyskania zezwolenia albo spełnienia dodatkowych warunków branżowych.

Dlatego już na tym etapie warto dokładnie określić, na czym firma będzie zarabiała.

Wybór formy opodatkowania – jedna z najważniejszych decyzji

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca może w 2026 roku rozliczać działalność według skali podatkowej, podatkiem liniowym albo ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, jeżeli spełnia warunki do jego zastosowania.

Skala podatkowa jest podstawową formą opodatkowania. W 2026 roku stawka wynosi 12% do podstawy opodatkowania wynoszącej 120 000 zł oraz 32% od nadwyżki ponad tę kwotę. Kwota wolna od podatku wynosi 30 000 zł. Przy tej formie podatek jest liczony od dochodu, czyli – w uproszczeniu – od przychodów pomniejszonych o koszty ich uzyskania.

Podatek liniowy wynosi 19% dochodu niezależnie od jego wysokości. Wybór tej formy oznacza jednak inne zasady korzystania z części ulg i preferencji niż w przypadku skali podatkowej.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych różni się od dwóch poprzednich form tym, że podatek jest zasadniczo liczony od przychodu, bez pomniejszania go o koszty uzyskania przychodów. Stawka ryczałtu zależy od rodzaju wykonywanej działalności.

I właśnie dlatego nie istnieje jedna forma opodatkowania, która byłaby najlepsza dla każdego przedsiębiorcy.

Firma usługowa mająca niewielkie koszty może wymagać zupełnie innego podejścia niż działalność handlowa, w której znaczną część przychodu pochłania zakup towaru. Znaczenie mają również przewidywane dochody, inne źródła zarobków przedsiębiorcy, sytuacja rodzinna czy składka zdrowotna.

W Percentum przed założeniem działalności możemy przeanalizować planowany model biznesowy i pomóc przyszłemu przedsiębiorcy zrozumieć konsekwencje poszczególnych form opodatkowania.

Czy formę opodatkowania trzeba wybrać od razu podczas rejestracji?

Informację o wybranej formie opodatkowania można przekazać w ramach rejestracji w CEIDG. Nie oznacza to jednak, że każda osoba rozpoczynająca firmę musi dokonać ostatecznego wyboru dokładnie w dniu rejestracji.

Jeżeli przedsiębiorca nie wybierze podatku liniowego ani ryczałtu, podstawową formą będzie skala podatkowa.

W przypadku podatku liniowego i ryczałtu obowiązuje ustawowy termin na dokonanie wyboru: zasadniczo do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca osiągnął pierwszy przychód z działalności w danym roku. Jeżeli pierwszy przychód został uzyskany w grudniu, termin upływa z końcem roku podatkowego.

Nie warto jednak odkładać tej decyzji. Znacznie bezpieczniej ustalić sposób rozliczeń jeszcze przed wystawieniem pierwszej faktury.

VAT przy zakładaniu firmy – czy trzeba się rejestrować?

Nie każdy przedsiębiorca rozpoczynający działalność musi automatycznie zostać czynnym podatnikiem VAT.

Od 1 stycznia 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego z VAT został podwyższony do 240 000 zł sprzedaży rocznie. W przypadku firmy rozpoczynającej działalność w trakcie roku limit ustala się proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności.

Trzeba jednak uważać na dwa elementy.

Po pierwsze, przepisy przewidują rodzaje sprzedaży, przy których zwolnienie podmiotowe nie może być stosowane. Sam fakt, że firma nie przekroczy limitu 240 000 zł, nie zawsze oznacza więc możliwość działania bez VAT.

Po drugie, czasami przedsiębiorca może dobrowolnie zdecydować się na rejestrację jako czynny podatnik VAT. Czy będzie to korzystne, zależy między innymi od rodzaju działalności, klientów firmy, wysokości zakupów oraz planowanych inwestycji.

VAT jest zatem kolejnym obszarem, który warto przeanalizować przed uruchomieniem działalności, zamiast podejmować decyzję wyłącznie na podstawie prostego pytania: „czy przekroczę limit?”.

Co z ZUS po założeniu działalności?

Nowy przedsiębiorca może – przy spełnieniu ustawowych warunków – skorzystać z tzw. ulgi na start.

Ulga na start oznacza brak obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne przez pierwszych sześć miesięcy kalendarzowych korzystania z preferencji. Nie zwalnia jednak ze składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Z rozwiązania mogą skorzystać osoby rozpoczynające działalność po raz pierwszy albo wracające do niej po odpowiednio długiej przerwie, pod warunkiem spełnienia pozostałych wymogów. Istotne ograniczenie dotyczy między innymi wykonywania na rzecz byłego pracodawcy takich samych czynności, jakie przedsiębiorca wykonywał wcześniej w ramach stosunku pracy w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym.

Po uldze na start przedsiębiorca spełniający warunki może korzystać z preferencyjnych składek społecznych przez kolejne 24 pełne miesiące kalendarzowe.

Nie oznacza to jednak, że każda nowa firma automatycznie będzie korzystała z obu preferencji. Uprawnienia trzeba ocenić indywidualnie.

e-Doręczenia są już częścią zakładania firmy

To jedna z formalności, której nie znajdziemy w wielu starszych poradnikach dotyczących rozpoczynania działalności.

Przedsiębiorcy rejestrujący działalność w CEIDG od 1 stycznia 2025 r. zakładają adres do e-Doręczeń w związku z rejestracją firmy.

e-Doręczenia służą do elektronicznej, oficjalnej korespondencji z administracją publiczną i są cyfrowym odpowiednikiem przesyłki rejestrowanej.

Warto pamiętać, że firmowa skrzynka do e-Doręczeń jest czymś innym niż prywatny adres e-Doręczeń założony dla osoby fizycznej.

Nowa firma w 2026 roku powinna od razu pomyśleć o KSeF

W 2026 roku zakładanie działalności wygląda inaczej również ze względu na funkcjonowanie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur.

Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje odbieranie faktur za pośrednictwem KSeF dla podmiotów objętych systemem. Obowiązek wystawiania faktur został wprowadzony etapami, a od 1 kwietnia 2026 r. objął zasadniczo pozostałych przedsiębiorców poza przewidzianymi przepisami wyjątkami.

Do końca 2026 roku funkcjonuje przy tym szczególne uproszczenie dla najmniejszych podatników. Jeżeli miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami objętymi obowiązkowym KSeF nie przekracza 10 000 zł brutto, przedsiębiorca może jeszcze wystawiać te faktury poza KSeF. Po przekroczeniu limitu obowiązek powstaje od faktury, którą limit został przekroczony. Od 1 stycznia 2027 r. to czasowe ułatwienie przestaje obowiązywać.

Dlatego osoba zakładająca firmę jesienią 2026 roku nie powinna traktować KSeF jako tematu „na później”. Warto od początku ustalić sposób wystawiania i odbierania faktur oraz nadać odpowiednie uprawnienia, na przykład obsługującemu firmę biuru rachunkowemu.

Czy trzeba zakładać konto firmowe?

Nie każda jednoosobowa działalność gospodarcza musi automatycznie posiadać odrębny rachunek firmowy. W niektórych sytuacjach korzystanie z odpowiedniego rachunku bankowego jest jednak konieczne lub praktycznie niezbędne.

Dotyczy to między innymi rozliczeń objętych mechanizmem podzielonej płatności czy sytuacji związanych z wykazem podatników VAT. Przepisy ograniczają również możliwość rozliczania gotówką transakcji pomiędzy przedsiębiorcami, gdy jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł.

Dlatego kwestię rachunku warto ustalić jeszcze przed rozpoczęciem regularnych rozliczeń z kontrahentami.

Czy trzeba mieć księgową, żeby założyć działalność?

Przepisy nie nakazują przedsiębiorcy korzystania z biura rachunkowego tylko dlatego, że zakłada jednoosobową działalność gospodarczą.

W praktyce konsultacja przed rejestracją może jednak uchronić przed decyzjami, które później trudno szybko zmienić lub które powodują niepotrzebne koszty.

Dobry moment na rozmowę z księgową jest przed wysłaniem wniosku do CEIDG, a nie dopiero wtedy, gdy przychodzi termin pierwszego podatku.

Warto wtedy przeanalizować między innymi:

• planowany rodzaj działalności i sposób uzyskiwania przychodów,
• przewidywaną wysokość przychodów i kosztów,
• odpowiednią formę opodatkowania,
• kwestię VAT i VAT-UE,
• możliwość korzystania z ulg w ZUS,
• sposób wystawiania i odbierania faktur w KSeF,
• sposób prowadzenia księgowości i przekazywania dokumentów.

Percentum pomaga założyć działalność gospodarczą

W biurze rachunkowym Percentum wspieramy klientów nie dopiero od momentu otrzymania pierwszej faktury, ale również na etapie zakładania firmy.

Jeżeli planujesz rozpocząć jednoosobową działalność gospodarczą, możemy pomóc Ci uporządkować formalności, przeanalizować kwestie podatkowe oraz przejść przez proces rejestracji firmy.

Dzięki temu jeszcze przed rozpoczęciem działalności wiesz, jak będzie wyglądało rozliczanie podatków, ZUS, VAT oraz dokumentów księgowych.

To szczególnie istotne przy wyborze formy opodatkowania. Formularz CEIDG można wypełnić stosunkowo szybko. Skutki zaznaczenia konkretnych opcji mogą natomiast towarzyszyć przedsiębiorcy przez cały rok.

Dlatego zamiast zakładać firmę metodą prób i błędów, warto skonsultować się wcześniej.

Planujesz założyć działalność gospodarczą? Skontaktuj się z biurem rachunkowym Percentum. Pomożemy Ci przejść przez start firmy i od początku zadbać o prawidłowe rozliczenia.

Najczęstsze pytania o zakładanie działalności w 2026 roku

Ile kosztuje założenie jednoosobowej działalności gospodarczej?

Wpis do CEIDG jest bezpłatny. Należy uważać na komercyjne pisma i wezwania do zapłaty za wpis do różnego rodzaju prywatnych rejestrów – nie są one opłatą za obowiązkową rejestrację działalności w CEIDG.

Czy można założyć działalność całkowicie przez internet?

Tak. Na dzień 23 września 2026 r. działalność można zarejestrować elektronicznie między innymi przez Biznes.gov.pl, a pierwszą działalność także przez usługę Firma w aplikacji mObywatel. Co więcej, od 1 listopada 2026 r. wnioski o rozpoczęcie działalności w CEIDG będą co do zasady przyjmowane wyłącznie elektronicznie.

Czy nowa firma musi być podatnikiem VAT?

Nie zawsze. W 2026 roku limit zwolnienia podmiotowego wynosi 240 000 zł sprzedaży rocznie, a przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku jest ustalany proporcjonalnie. Istnieją jednak czynności wyłączone ze zwolnienia, dlatego każdą sytuację trzeba ocenić indywidualnie.

Czy nowy przedsiębiorca przez pół roku nie płaci ZUS?

To popularne uproszczenie. Osoba spełniająca warunki ulgi na start przez sześć miesięcy nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym z działalności, ale nadal opłaca składkę zdrowotną.

Kiedy najlepiej skontaktować się z biurem rachunkowym?

Najlepiej jeszcze przed rejestracją działalności. Pozwala to przeanalizować formę opodatkowania, VAT, ZUS i sposób księgowania przed podjęciem decyzji we wniosku CEIDG.