Rośliny w firmie a koszty podatkowe. Czy kwiaty i rośliny ozdobne mogą obniżyć podatek?

Kiedy rośliny mogą być kosztem firmowym?

Podstawowa zasada jest taka: wydatek może być kosztem uzyskania przychodu, jeśli ma związek z prowadzoną działalnością i służy osiągnięciu przychodu, zachowaniu go albo zabezpieczeniu jego źródła.

W przypadku roślin takim uzasadnieniem może być na przykład: poprawa wyglądu lokalu, w którym przyjmowani są klienci czy stworzenie przyjemnej atmosfery w restauracji lub kawiarni.

Inaczej mówiąc: jeśli zieleń nie jest prywatną zachcianką, ale elementem przestrzeni firmowej, w której świadczysz usługi lub obsługujesz klientów, taki wydatek może mieć racjonalne uzasadnienie biznesowe.

Co dokładnie można rozważać jako koszt?

W zależności od sytuacji mogą to być między innymi:

• rośliny doniczkowe,
• kwiaty do lokalu,
• donice i osłonki,
• ziemia, nawozy i środki pielęgnacyjne,
• usługi pielęgnacji roślin,
• zielone ściany,
• aranżacja zieleni w przestrzeni firmowej,
• system nawadniania, jeśli dotyczy firmowej przestrzeni i ma gospodarcze uzasadnienie.

Nie oznacza to jednak, że każdy zakup automatycznie można bezpiecznie zaksięgować. Najważniejsze są cel, miejsce wykorzystania, skala wydatku i dokumentacja.

Uwaga na wydatki prywatne

Najwięcej wątpliwości pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca pracuje z domu albo kupuje rośliny do mieszkania, w którym jednocześnie prowadzi działalność.

W takiej sytuacji trzeba zachować dużą ostrożność. Roślina stojąca w prywatnym salonie, sypialni czy kuchni może być trudna do obrony jako koszt firmowy. Nawet jeśli przedsiębiorca czasem pracuje z domu, urząd może uznać, że taki wydatek ma charakter osobisty.

Dlatego przy home office lepiej nie podchodzić do tego automatycznie. Każdy przypadek wymaga indywidualnej oceny.

Liczy się uzasadnienie i dokumentacja

Przy kosztach związanych z wystrojem firmy kluczowe są dwie rzeczy: rozsądek i dowody.

Warto zadbać o to, aby:

• faktura była wystawiona na firmę,
• zakup był związany z miejscem prowadzenia działalności,
• wydatek miał realne uzasadnienie biznesowe,
• skala wydatku była racjonalna,
• w razie kontroli dało się wyjaśnić, po co dana rzecz została kupiona.

Przykład? Inaczej będzie wyglądał zakup kilku roślin do poczekalni gabinetu, a inaczej kosztowna, luksusowa aranżacja prywatnego ogrodu przy domu. W pierwszej sytuacji łatwiej wykazać związek z działalnością. W drugiej ryzyko podatkowe może być znacznie większe.

Masz wątpliwości? Zapytaj zanim zaksięgujesz.

W kosztach firmowych często nie chodzi wyłącznie o to, „czy coś można wrzucić w koszty”. Równie ważne jest to, czy w razie kontroli da się ten wydatek dobrze uzasadnić.

W biurze rachunkowym Percentum pomagamy klientom oceniać takie sytuacje praktycznie i bezpiecznie. Sprawdzamy, czy dany wydatek ma związek z działalnością, jak go udokumentować i czy jego ujęcie w kosztach nie będzie ryzykowne.

Jeśli prowadzisz firmę i nie masz pewności, czy konkretny zakup można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, skontaktuj się z nami. Lepiej zapytać wcześniej, niż później tłumaczyć się przed urzędem.